El complemento perfecto para una implementación de software exitosa

Recientemente hablábamos acerca de cómo el hecho de no adquirir o desarrollar software que apoye procesos (en lo posible definidos y documentados), deriva en resultados indeseados.

Pues bien, existe otro componente que por mi experiencia puedo afirmar con toda seguridad, debe ser tenido en cuenta para lograr implementaciones exitosas de software: La gestión del cambio en la organización.

Si revisáramos qué debe suceder idealmente en una empresa cuando se implementa el software, la secuencia sería como la imagen anterior.

Seguramente desde el punto de vista de algún lector, a esta gráfica le faltan algunos elementos que pueden ser etapas intermedias, sin embargo mi propósito es resaltar que una vez implementado el software, hace una gran diferencia en el resultado, trabajar con las personas para que entiendan qué implica el uso de este nuevo software con el que eventualmente deberán trabajar, cuál es el sentido que hace el uso particular en determinados roles y cuáles son los resultados esperados por la organización. 

Existen diversas técnicas que pueden ser aplicadas y que su efectividad depende más de la cultura organizacional que de la técnica misma o de quién la aplique.
Hay organizaciones en las que es necesario hacer un trabajo individualizado (en las que exista más resistencia al cambio) en el que alguien debe “acompañar” al usuario a que adquiera la comprensión necesaria para que la implementación del software termine en una “incorporación” de esta nueva tecnología en los hábitos del individuo.

Hay por el contrario otras organizaciones en las que la incorporación de la tecnología de información se hace de una manera natural y solo es requerido hacerles ver cuál es el resultado esperado.

Sea en un extremo o en el otro, es crucial empoderar al dueño del proceso para que sea este quien transmita a los demás, la importancia del uso del software implementado como apoyo a tareas específicas de su proceso y que se convierta en el “evangelizador” que garantice que el proceso se ejecuta como fue definido. Es el dueño del proceso el que identifica las brechas a ser cerradas y realiza continuamente ajustes periódicos al proceso, a las personas y a la tecnología. Esta es la trilogía que siempre se debe tener en cuenta.

Los expertos en Gestión de Cambio Organizacional acompañan al gestor del proceso a formular el mensaje a ser transmitido, a definir el o los medios a ser utilizados y a difundirlo y medir los resultados. Se convierten entonces en una pieza clave para que la inversión que una organización hace cuando adquiere o desarrolla un software, tenga el retorno de inversión deseado y se acerque idealmente a la expectativa que existió cuando nació la situación que le dio vida.

"Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Necesita activar JavaScript para visualizarla." Autor María Inés Cardozo Rubio